Online OutsourcingSempre più spesso i team di lavoro sono completamente virtuali, e questo vale in particolare per il settore dell’IT e della web economy. Sono tante le aziende i cui diversi esperti, dipendenti o professionisti freelance,  si trovano a lavorare insieme pur essendo fisicamente in regioni, paesi o continenti diversi. Sono i nuovi team di lavoro interamente online. Web designer  italiano, programmatore tedesco e copywriter australiano possono oggi far parte dello stesso team, magari senza essersi mai stretti fisicamente la mano e con l’aiuto di un collega traduttore online. Gli ostacoli tecnici sono sempre meno insormontabili. Ma resta il fatto che il web è fatto di persone, che la ricchezza della rete sono e resteranno sempre le persone. E un team che funzioni bene ha e avrà sempre bisogno della giusta alchimia tra chi lo costituisce. Anche se si tratta di un ufficio virtuale.

In un mercato di lavoro globale e con la crescente importanza dell’outsourcing le collaborazioni a distanza, più o meno lunghe che siano, sono sempre più diffuse e risolutive. Il segreto del loro successo sta quindi nella capacità di comunicare online: chi è consapevole di non dover perdere il contatto umano con i propri collaboratori sparsi per il mondo ha un vantaggio fondamentale nei confronti di qualsiasi concorrenza.

Come creare e sostenere quella fiducia da “stretta di mano” tra chi la mano può al massimo muoverla in una videochiamata skype?

Uno studio del Massachusetts Institute of Technology (MIT) ha stabilito che spesso l’occasione di lavorare in un team virtuale è accolta con entusiasmo da chi ne fa parte. Ma questo pare valga solo per i progetti temporanei e determinati. L’idea di una collaborazione virtuale che duri nel tempo sembra essere più difficile da accettare.

Chiunque si trovi quindi a dirigere o gestire una collaborazione che vada al di là di un breve progetto, magari su base freelance, dovrà quindi tenere a mente alcuni aspetti.

Per prima cosa il lavoro online deve basarsi su indicazioni e accordi molto precisi, senza che venga lasciato alcuno spazio ad ambiguità. Si tratta di primi passi indispensabili perchè ognuno possa svolgere autonomamente la propria parte e in maniera tale che durante lo svolgimento degli obbiettivi ci si possa vicendevolmente e costantemente aggiornare. Il fatto che il collaboratore o il dipendente non si trovino nell’altra stanza non può infatti significare che ci si occupi di lui una volta al mese. Se ognuno ha ben chiaro quello che il resto del team si aspetta da lui si evitano fraintendimenti e si aumenta esponenzialmente proprio quella fiducia reciproca di cui qualsiasi team di successo ha bisogno.

Perchè tutto sia chiaro e preciso anche nel lavoro online è quindi necessario dedicare abbastanza tempo al dialogo con i collaboratori. Tra impiegati di un ufficio classico si comunica più volte al giorno, spesso anche al di fuori dei meeting prefissati. La stessa cosa dovrebbe valere per chi collabora via laptop. E, ancora di più, dovrebbe valere quando un ufficio classico c’è e solo alcuni collaboratori sono professionisti specializzati freelance. Insomma, che l’ufficio sia completamente o parzialmente virtuale la comunicazione dovrebbe essere costante e potenzialmente immediata.

I collaboratori virtuali devono essere percepiti come concretamente presenti e vanno quindi anche ascoltati così come si ascolterebbe il collega dall’altro lato del tavolo. Che sia skype, la chat o l’email, poco importa, quello che deve essere chiaro è che lavorare a distanza è un valore aggiunto quando non  diventa un ostacolo alla comunicazione aziendale.

E quando non è possibile dare una pacca sulla spalla al programmatore che lavora da un caffè berlinese, bisogna trovare un altro modo, tanto virtuale quanto reale, per congratularsi per obbiettivi raggiunti e successi. Bacheche e gruppi mail possono essere usati per fare complimenti a chi se lo merita, non è così difficile, in fondo.

Ci sono poi un buon numero di social network meno professionali che non sono indispensabili o obbligatori, ma che possono aiutare ancora un po’ a creare anche quei legami interpersonali ed extraprofessionali che rendono un team unito e vincente. Certo facebook non riesce ancora a sostituire una cena al sushi di tutto il team, ma il web forse potrà riservarci sorprese anche in questo senso.

Per ora deve valere la regola che la capacità tecnica di abbattere le distanze e facilitare specifici processi produttivi ha e avrà sempre bisogno di quella comunicazione umana che è il vero capitale della nuova era digitale.

di Marcello del team freelance di twago Italia